Check-in ospiti: dal sito, da Airbnb, da WhatsApp — tutto automatico

Sistema di check-in ospiti sviluppato da SocialFusion: gestisce l’intero percorso da “è arrivata una prenotazione” a “i dati sono in regola e trasmessi alla Questura”, qualunque sia il canale da cui è arrivata la prenotazione. Installabile su qualsiasi sito di struttura ricettiva. Questa pagina lo mostra in funzione, con screenshot reali (dati di esempio).

Il problema che risolve

Normalmente chi gestisce un B&B o degli appartamenti deve: raccogliere a mano i dati degli ospiti, tradurli nel formato che vuole Alloggiati Web (Questura), e ripetere tutto per ogni prenotazione — dal sito, da Airbnb, per telefono. Ogni canale ha il suo modo di arrivare, ogni check-in va comunque fatto uguale. Questo plugin unifica tutto in un unico posto: qualunque sia l’origine, il risultato è sempre lo stesso link di check-in da mandare all’ospite e lo stesso invio automatico (e sicuro) alla Questura.

Quattro modi per far partire un check-in

Non serve mai aprire wp-admin per forza: il check-in può nascere da solo da quattro canali diversi, tutti confluiscono nello stesso sistema.

1. Automatico dalla prenotazione sul sito

Se sul sito è installato anche il plugin Prenotazioni di SocialFusion, ogni prenotazione pagata (Stripe o bonifico) genera da sola il soggiorno e il link di check-in — zero passaggi manuali.

2. Automatico dalle email di Airbnb

Airbnb non dà agli host privati un’API con i dati ospite: l’unico modo è leggere le email di conferma che Airbnb manda già. Il plugin si collega via IMAP alla casella (anche quella che usi già) e legge solo le email Airbnb, lasciando intatto il resto:

Il formato delle email Airbnb non è documentato e cambia nel tempo, quindi invece di un parser fisso da riscrivere ogni volta che cambia, il sistema usa regole configurabili: apri una console di test, incolli un’email Airbnb reale, e scrivi le regole finché nome, date, ospiti e codice prenotazione non vengono estratti bene. Da lì in poi valgono per tutte le email successive:

Un dettaglio che fa risparmiare parecchio: quando l’email Airbnb contiene l’indirizzo di relay della chat con l’ospite, il plugin lo usa per mandare il check-in dentro la chat Airbnb stessa — l’ospite lo riceve senza che serva la sua email reale (che Airbnb comunque nasconde).

3. Manuale da wp-admin

Per un arrivo preso a voce o per telefono, una schermata dedicata crea il soggiorno e — volendo — manda subito l’email col link, in pochi secondi:

4. Dal proprio WhatsApp

Per chi preferisce non aprire nemmeno wp-admin: basta scrivere /checkin al numero WhatsApp collegato alla struttura per ricevere un link privato a un mini-form con calendario nativo del telefono.

Il form che si apre dal link: calendario nativo del telefono, niente formati da ricordare.

In tutti e quattro i casi il sistema manda all’ospite (via email o WhatsApp, a seconda del canale) il proprio link personale di check-in online.

Cosa vede l’ospite

L’ospite apre il link ricevuto e compila da solo i propri dati anagrafici e il documento (foto inclusa), da telefono, senza bisogno di account:

Cosa vedi tu in wp-admin

Qualunque sia stata l’origine, ogni soggiorno appare in un’unica lista con lo stato del check-in e dell’invio ad Alloggiati Web a colpo d’occhio:

Alloggiati Web: invio automatico alla Questura

Una volta compilato, il check-in può essere trasmesso automaticamente ad Alloggiati Web (il servizio della Questura per la comunicazione ospiti) tramite il loro Web Service ufficiale — nessun accesso manuale al portale.

La sicurezza prima di tutto: mai dati incompleti alla Questura

Alloggiati Web si aspetta codici precisi (comune, stato estero, tipo documento) e non i nomi scritti a mano — “Roma”, “Italia”, “Carta d’identità”. Il sistema li traduce da tabelle ufficiali che si importano una volta sola dal proprio account sul portale:

Se anche un solo dato non si riconosce, l’invio automatico si blocca da solo — meglio un invio mancato (visibile e correggibile) che uno con codici sbagliati:

Quando tutto è a posto, invece, l’invio (o il file da caricare a mano per un controllo) è a un click:

Altre protezioni incluse

• File manuale scaricabile in qualsiasi momento, per caricarlo di persona sul portale e controllare i dati prima di fidarsi dell’automazione.
• Prova di trasmissione permanente: ogni invio riuscito resta archiviato con data e risposta del servizio, mai sovrascritto dai tentativi successivi.
• Retry automatico: se il servizio della Questura è temporaneamente irraggiungibile, il sistema ritenta da solo ogni ora (fino a 5 volte) invece di lasciare l’invio bloccato in silenzio.

Il bot WhatsApp: sicurezza del collegamento

Il collegamento WhatsApp (stato, QR per collegare un numero, disconnessione) e l’elenco dei numeri autorizzati a comandare il bot si gestiscono interamente da wp-admin, senza bisogno di accesso al server:

(numeri oscurati in questo screenshot per riservatezza)

Un plugin, installabile su qualsiasi struttura

Tutta la logica di check-in e Alloggiati Web vive in un plugin autonomo, separato dal tema e dal motore di prenotazione: funziona da solo, o si aggancia a qualsiasi sistema di prenotazione tramite un’unica funzione pubblica. Vuol dire che lo stesso sistema, con la stessa interfaccia e le stesse protezioni, si installa su un’altra struttura senza dover riscrivere nulla.

Riepilogo

Che la prenotazione arrivi dal sito, da Airbnb, per telefono o venga registrata al volo da WhatsApp, il risultato è sempre lo stesso: un link di check-in che l’ospite compila da solo, e una trasmissione alla Questura che non parte mai finché i dati non sono davvero corretti.